Fünf Bereiche, die in fast jeder Ordination gleich wichtig sind. Ein Teil davon hält den Tagesbetrieb am Laufen, der andere sorgt dafür, dass Sie gegenüber Patientinnen und Patienten, der Ärztekammer und der DSB gut dastehen.
Ob die Kartei auf einem kleinen Server im Abstellraum liegt oder beim Hersteller in der Cloud: Wir kümmern uns um Betriebssystem, Datenbank, Updates und Überwachung. Vor einem Versionssprung bereiten wir die Arbeitsplätze vor, danach prüfen wir, ob Abrechnung, Formulare, Scanner und die Anbindung an ELGA und e-Befund weiter funktionieren. Die Programmlogik selbst bleibt beim Softwarehersteller.
Persönliche Anmeldungen statt eines gemeinsamen Kontos „Empfang“, Rechte nach Aufgabe, gesperrte Bildschirme beim Verlassen des Platzes, verschlüsselte Notebooks für Hausbesuche und ein Zugriffsprotokoll. Fragt eine Patientin, wer ihre Daten eingesehen hat, haben Sie die Antwort, statt raten zu müssen.
Sicherungen mehrmals täglich, eine Kopie außerhalb der Ordination, die ein Verschlüsselungstrojaner nicht erreicht, und regelmäßige Rücksicherungstests. Für die ärztliche Dokumentation gelten lange gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Welche davon auf Sie zutreffen, klären Sie mit Kammer oder Rechtsberatung, wir setzen die Aufbewahrung technisch um.
Befunde gehen verschlüsselt oder über die dafür vorgesehenen Gesundheitsnetze hinaus, nicht als normaler E-Mail-Anhang und schon gar nicht über private Messenger. Die Online-Terminbuchung fragt nur ab, was wirklich nötig ist, und mit Buchungsplattform und SMS-Erinnerungsdienst liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag vor.
Rechner am Empfang und in den Behandlungsräumen, Drucker, Kartenleser, ein Gäste-WLAN für das Wartezimmer, das vom internen Netz getrennt ist. Updates und Störungen erledigen wir aus der Ferne. Medizinische Geräte wie Ultraschall oder Röntgen betreut weiterhin der jeweilige Hersteller oder dessen Servicepartner.
Zuerst kommt, was den Ordinationsbetrieb stoppen kann. Danach folgen die Unterlagen, die Sie brauchen, wenn eine Patientin Auskunft verlangt oder die DSB nachfragt.
Wo liegt die Kartei, wo die eingescannten Einverständniserklärungen, wer greift wie darauf zu, und welche Daten gehen an Labor, Zuweiser oder Krankenhaus?
Risikobewertung für die Gesundheitsdaten, Durchsicht der Verträge mit Softwarehersteller, Hosting und Terminplattform, Aktualisierung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten. Ist eine DSFA nötig, liefern wir den technischen Teil.
Persönliche Konten, Mehr-Faktor-Anmeldung, Verschlüsselung, geprüfte Backups, Ersatzleitung. Umgesetzt in Zeitfenstern, die wir vorab mit Ihnen abstimmen, ohne Eingriff in den Terminkalender.
Helpdesk von Montag bis Freitag, 8:00 bis 17:00 Uhr, tägliche Kontrolle der Sicherungen und regelmäßige Durchsicht der Berechtigungen, etwa wenn eine Assistentin in Karenz geht oder eine Vertretung für den Sommer kommt.
Die Prüfung durch die DSB ist selten, der Ausfall der Kartei ist es nicht. Nehmen wir eine Ordination für Allgemeinmedizin in Linz mit zwei Kassenverträgen und vollem Wartezimmer am Montag: Eine Stunde ohne Kartei bedeutet verschobene Termine, keine Rezepte und eine Assistenz, die nur noch vertröstet. Deshalb legen wir gleich zu Beginn fest, wie schnell die Kartei nach einem Ausfall wieder da sein muss, und richten Backup und Ersatzleitung danach aus.
Inhalte wie Leistungskataloge, Formulare, Textbausteine und Abrechnungsregeln pflegt der Hersteller oder sein Vertriebspartner. Wir sind für alles darunter und rundherum zuständig: Server oder Cloud, Datenbank, Sicherung, Netzwerk, Benutzer und Sicherheit. Liegt ein Problem an der Grenze, sprechen wir direkt mit dem Support des Herstellers, damit Sie nicht zwischen zwei Hotlines vermitteln müssen.
Das hängt vor allem vom Umfang der Verarbeitung ab. Eine Einzelordination wird oft anders beurteilt als ein großes Ambulatorium oder eine Gruppenpraxis mit vielen Standorten. Ob die Pflicht bei Ihnen greift, sollte die Kammer oder eine Rechtsberatung bestätigen. Unabhängig davon liefern wir das Material, das ein Datenschutzbeauftragter laufend braucht: Systemübersicht, Berechtigungslisten, Beschreibung der Sicherheitsmaßnahmen und exportierbare Zugriffsprotokolle.
In der Regel ja, wenn der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließt, die Daten verschlüsselt und nachvollziehbar in Rechenzentren in Österreich oder der EU speichert. Für den elektronischen Austausch kommen die Vorgaben des Gesundheitstelematikgesetzes hinzu; die Details klären Sie am besten mit Kammer oder Rechtsberatung. Apply ist selbst kein Hosting-Anbieter für Ihre Kartei: Wir helfen bei der Auswahl, lesen die Verträge mit, planen die Übersiedlung und beschreiben das Ergebnis für Ihre DSGVO-Dokumentation.
Eine großflächige Störung beim Provider kann niemand in der Ordination verhindern, deshalb gehört ein schriftlicher Notbetrieb dazu: Wie wird ohne Kartei behandelt und wie wird später nachgetragen? Den Ausfall der eigenen Leitung können wir dagegen stark verkürzen. Wir richten einen Router mit LTE- oder 5G-Ersatzleitung ein, deren SIM-Karte Sie bei Ihrem Provider bestellen, und die Umschaltung erfolgt automatisch.
Nein, Wartung und Prüfung von Ultraschall, Röntgen, EKG oder Intraoralscanner bleiben beim Hersteller oder dessen Servicepartner. Unser Teil ist das Netzwerk und der Rechner, an dem das Gerät hängt: eigenes Netzsegment, nur die nötigen Verbindungen, kein offener Fernzugang für Dritte. So wird ein veralteter Gerätecomputer nicht zum Einfallstor für die ganze Praxis.
Nein, und das bieten wir auch nicht an: Wir arbeiten ausschließlich aus der Ferne. Handgriffe vor Ort, etwa ein Kabel umstecken oder einen Router austauschen, erledigt jemand aus Ihrem Team, während unser Techniker per Videocall anleitet, oder ein Elektriker, mit dem Sie ohnehin zusammenarbeiten. In einer physiotherapeutischen Praxis mit zwei Behandlungsräumen dauert ein Switch-Tausch so etwa zwanzig Minuten in der Mittagspause.
Schreiben Sie uns, wie viele Ärztinnen, Ärzte, Therapeutinnen und Therapeuten bei Ihnen arbeiten, welche Ordinationssoftware Sie nutzen und wo die Daten heute liegen. Wir melden uns innerhalb eines Werktags mit einem ersten Vorschlag.
Ihre Anfrage ist eingegangen
Sie hören spätestens am nächsten Werktag von uns. Haben Sie einen Ausfall gemeldet, der Ihr Team gerade blockiert, kümmern wir uns zuerst darum.
Diese Stadt ist nicht in der Liste. Prüfen Sie die Schreibweise oder wählen Sie die nächstgelegene Landeshauptstadt: Da wir alles per Fernwartung erledigen, ist die Betreuung in jedem Bundesland gleich.
