Bereich 14 · Daten, KI und Beratung

Daten und Analyse

Nehmen wir einen Großhändler aus dem Innviertel am Monatsanfang. Die Leiterin der Buchhaltung exportiert die Umsätze aus der Warenwirtschaft, lädt die Amazon-Abrechnung herunter, zieht Gebühren und Versandkosten händisch ab und schickt eine Excel-Datei an die Geschäftsführung. Der Vertrieb hat parallel eine eigene Liste gebaut, mit einer anderen Summe. Dieses Ritual kostet jeden Monat mehrere Arbeitstage und erzeugt zwei Wahrheiten. Unsere Aufgabe ist, dass es nur noch eine gibt: saubere Stammdaten, alle Quellen an einem Ort und Berichte, die sich von selbst aktualisieren.

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Leistungen in diesem Bereich

1 Umsatz

dieselbe Zahl für Vertrieb, Buchhaltung und Geschäftsführung

110 €

pro Stunde zzgl. USt oder Fixpreis nach der Analyse

Rechenzentren in Österreich und der EU für Ihre Daten

Drei Leistungen, ein Ziel

Man kann sie einzeln beauftragen, die Reihenfolge ist trotzdem wichtig. Wer das Data Warehouse vor der Bereinigung der Stammdaten baut, sieht danach dieselben Fehler wie vorher, nur in hübscheren Diagrammen. Die Dokumentenverarbeitung läuft parallel und nimmt sich das Papier vor, das weiterhin über die Rampe ins Lager kommt.

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Stammdatenmanagement

Jede Kundin, jeder Lieferant und jeder Artikel genau einmal, mit korrekter UID und Anschrift. Wir finden Dubletten, führen sie nach Ihrer Freigabe zusammen und hinterlegen Anlageregeln, die das ERP selbst durchsetzt. Das zahlt sich spätestens bei der E-Rechnung aus.

Data Warehouse

BMD, Business Central oder Odoo, der Shopware-Shop, Marktplatz-Abrechnungen und die Kosten aus Google Ads landen jede Nacht in einer gemeinsamen Datenbank in einem EU-Rechenzentrum. Darauf aufbauend Berichte in Power BI oder Metabase, die mit der Buchhaltung übereinstimmen.

Intelligente Dokumentenverarbeitung

Lieferscheine, Rechnungen ausländischer Lieferanten, CMR-Frachtbriefe und Verträge, die heute jemand Zeile für Zeile abtippt. Das System liest sie, gleicht Artikelnummern mit Ihren ab und legt jedes Dokument zur Freigabe durch einen Menschen bereit.

Anzeichen, dass Ihre Daten Pflege brauchen

Kaum jemand ruft nach „Stammdatenbereinigung“. Meist wird ein Dashboard gewünscht, und beim Blick in die Quellen taucht eines dieser Symptome auf. Erkennen Sie zwei oder mehr davon wieder, liegt das Problem nicht im Berichtswerkzeug.

Jede Besprechung beginnt mit Zahlenstreit

Wir schreiben die Definitionen fest. Der Vertrieb zählt nach Auftragsdatum, die Buchhaltung nach Rechnungsdatum, und Gutschriften zieht jede Abteilung anders ab.

Dieselbe Firma dreimal im System

Wir bereinigen und setzen Regeln. „Tischlerei Huber“, „TISCHLEREI HUBER GMBH“ und ein Eintrag ohne UID sind für jeden Bericht drei verschiedene Kunden.

Der Monatsabschluss zieht sich eine Woche

Wir automatisieren die Datenladungen. Exportieren, einfügen und abstimmen bindet genau die Person, die die Zahlen am besten kennt, zur ungünstigsten Zeit.

Der Lagerstand im Bericht ist von vorgestern

Wir passen die Aktualisierung an. Ist ein Artikel schneller ausverkauft, als der Bericht nachkommt, wird der Einkauf im Blindflug entschieden.

Im Lager werden Lieferscheine abgetippt

Wir führen automatisches Auslesen ein. Die Positionen von Lieferanten aus Italien oder China wandern nach wie vor einzeln ins ERP.

Niemand weiß, was ein Marktplatz übrig lässt

Wir rechnen die echte Marge je Kanal. Amazon, Kaufland.at und der eigene Shop werden nach Umsatz verglichen, nicht nach dem, was nach Provision und Retouren bleibt.

Ein schönes Diagramm auf schmutzigen Daten ist schlimmer als eine hässliche Excel-Tabelle. Wer die Tabelle von Hand baut, sieht wenigstens die Zeilen und bemerkt manchmal den Unsinn. Ein gut gestaltetes Dashboard wirkt dagegen verlässlich, und niemand hinterfragt es, selbst wenn Dubletten die Zahl der aktiven Kunden um ein Fünftel aufblähen. Deshalb messen wir die Datenqualität, bevor wir etwas zeichnen, und zeigen Ihnen die Fehlerzahl unbeschönigt.

Von der Montagsliste zum Bericht, der sich selbst erstellt

Wir beginnen mit einem klar abgegrenzten Thema, meist Umsatz oder Lagerbestand, und wenigen Kennzahlen. Weitere Themen folgen, wenn der erste Bericht täglich genutzt wird. Gearbeitet wird per gesichertem Fernzugriff auf Ihre Systeme und in Videoterminen über Teams oder Google Meet.

Gemeinsames Begriffsverzeichnis

Mit Buchhaltung und Vertrieb halten wir fest, wie Umsatz, Deckungsbeitrag, Retouren und „aktiver Kunde“ berechnet werden. Ohne diese Einigung wird der erste Bericht in der ersten Sitzung zerpflückt.

Landkarte der Quellen

ERP, Webshop, Marktplätze, Werbekonten und die inoffiziellen Excel-Listen. Zu jeder Quelle notieren wir Verantwortliche, Zugriffsweg und welche personenbezogenen Felder ins Verarbeitungsverzeichnis gehören.

Parallelbetrieb zum Abgleich

Der erste automatische Bericht läuft einige Wochen neben der gewohnten Liste. Jede Abweichung wird erklärt, bevor die Geschäftsführung die händische Tabelle aufgibt.

Ausbau Schicht für Schicht

Neue Themen und Kennzahlen setzen auf demselben Modell und denselben Ladeprozessen auf. Jeder weitere Bericht kostet dadurch spürbar weniger als der erste.

Häufige Fragen

Arbeitet Ihr Betrieb bereits mit Microsoft 365 und Entra ID, passt Power BI meist gut: Berechtigungen laufen über die vorhandenen Konten, Excel ist einen Klick entfernt. Metabase auf einem eigenen Server gefällt Teams, die direkt auf PostgreSQL abfragen und keine Lizenz pro Person zahlen wollen. Beide können aus demselben Data Warehouse lesen. Vor der Entscheidung legen wir Ihnen die Gesamtkosten beider Varianten nebeneinander.

Das sollte nicht passieren. Wir lesen nachts oder in kleinen Paketen, bevorzugt über die Schnittstelle des Programms oder eine Kopie der Datenbank, niemals mit schweren Abfragen am Vormittag. Genau dafür gibt es das getrennte Data Warehouse: Die Berichte fragen ihre eigene Kopie ab, und wer gerade in BMD fakturiert, merkt davon nichts.

In einem Konto auf den Namen Ihres Unternehmens, etwa bei Exoscale, Hetzner, IONOS oder in einer EU-Region von Azure oder AWS, auf Wunsch auch auf einem eigenen Server. Unsere Tätigkeit regelt ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Berechtigungen vergeben wir nach Rollen: Die Geschäftsführung sieht alles, der Außendienst nur das eigene Gebiet. Zugriffe werden protokolliert, was Anfragen Ihres Datenschutzbeauftragten erleichtert.

Das hängt vor allem vom Zustand der Stammdaten ab. Sind sie halbwegs sauber, steht der erste Bericht rasch, und die meiste Zeit fließt in die Abstimmung der Definitionen. Bei Tausenden Dubletten ist die Bereinigung das eigentliche Projekt. Deshalb nennen wir Termine erst, nachdem wir Ihre Daten gesehen haben. Abgerechnet wird zum Fixpreis oder mit 110 € pro Stunde zzgl. USt und vereinbartem Stundendeckel.

Programme wie KMU.DIGITAL, Angebote der aws oder Förderungen der Bundesländer unterstützen immer wieder Digitalisierungsvorhaben. Ob Ihr Projekt dazu passt und welche Bedingungen gerade gelten, klären Sie bitte direkt beim jeweiligen Fördergeber oder über die Wirtschaftskammer. Wir können Ihnen eine Leistungsbeschreibung liefern, eine Zusage versprechen wir nicht, und unsere Angebote hängen von keiner Förderung ab.

Bringen wir Ordnung in Ihre Zahlen

Schreiben Sie uns, welche Berichte noch händisch entstehen und wo die Zahlen auseinanderlaufen. Wir sehen uns die Quellen an und sagen Ihnen, wo sich der Anfang lohnt.

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office@apply.at

Erreichbarkeit
Montag bis Freitag, 8:00 bis 17:00 Uhr, Antwort innerhalb eines Werktags

Besprechungen
Als Videotermin über Microsoft Teams oder Google Meet

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