Leistung · Daten und Analyse

Intelligente Dokumentenverarbeitung

Nehmen wir eine Spedition in Wels mit vierzig Lkw. Jeden Tag kommen Hunderte Ablieferbelege als Handyfotos der Fahrerinnen und Fahrer, Rechnungen von Subfrächtern aus Ungarn und Tschechien als PDF, Tank- und Mautbelege aus fünf Ländern und dazwischen CMR-Frachtbriefe mit Stempeln und handschriftlichen Vermerken. Zwei Personen in der Disposition verbringen einen guten Teil ihres Tages damit, Nummern abzutippen. Strukturierte E-Rechnungen im Format ebInterface oder ZUGFeRD lösen das nur für einen Teil der Post, denn vieles kommt weiterhin als Scan oder Foto. Genau diese Dokumente lassen sich heute automatisch klassifizieren und auslesen. Die Daten werden in Ihrem ERP vorbereitet, und ein Mensch prüft und gibt frei, bevor etwas gebucht wird. Ob sich das bei Ihrem Volumen lohnt, rechnen wir vorher mit Ihren eigenen Belegen aus.

Anfrage senden Was die Leistung umfasst

E-Rechnungen

werden gelesen, nicht erraten

Menschliche Freigabe

für jeden unsicheren Beleg

Direkt ins ERP

nach der Prüfung

Ihre Belege

als Testmaterial statt Demodaten

Leistungsumfang

Ob sich die Automatisierung lohnt, klären wir vorab. Wenn ja, sieht der Umfang typischerweise so aus, angepasst an Belege aus dem In- und Ausland.

Umfang mit unserem Technikteam abstimmen

Eingangskanäle bündeln

Eine Rechnungsadresse Ihrer Domain, ein SharePoint-Ordner für Scans aus dem Lager und eine einfache Upload-Möglichkeit für Fotos, die das Fahrpersonal von unterwegs schickt.

Strukturierte Formate zuerst

ebInterface, PEPPOL, ZUGFeRD und XRechnung enthalten die Daten bereits maschinenlesbar. Diese Belege lesen wir direkt aus, statt sie per Texterkennung zu erraten.

Belegarten mit eigener Logik

Eingangsrechnung, Gutschrift, Lieferschein, CMR-Frachtbrief, Zollanmeldung und Vertrag, jede Art mit eigenen Feldern, Plausibilitätsregeln und eigenem Freigabeweg.

Steuerliche Plausibilität

UID des Lieferanten, nachgerechnete Summen, Erkennung von Reverse Charge und innergemeinschaftlichem Erwerb, damit eine Rechnung ohne österreichische USt weder als Fehler markiert noch falsch verbucht wird.

Abgleich mit Bestellung und Wareneingang

Stimmen Menge und Preis mit Bestellung und tatsächlichem Wareneingang überein? Wenn nicht, bleibt der Beleg stehen, bis jemand entscheidet.

Buchung und Ablage

Übergabe an BMD, RZL, Business Central oder Odoo mit verknüpftem Originalbeleg, abgelegt so, dass die siebenjährige Aufbewahrung nach BAO erfüllt bleibt. Ob Papieroriginale vernichtet werden dürfen, klären Sie vorher mit Ihrer Steuerberatung.

Verträge und personenbezogene Daten

Verarbeitung in Rechenzentren in der EU, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Bedingungen, die das Training fremder Modelle mit Ihren Dokumenten ausschließen.

So gehen wir vor

Entschieden wird mit den Zahlen Ihres Betriebs, nicht nach einer polierten Vorführung.

Ein Monat echter Belege

Sie schicken uns alle Dokumente eines normalen Monats, so wie sie ankommen, inklusive schiefer Handyfotos und Faxkopien.

Machbarkeitsbericht

Erkennungsquote je Belegart und Lieferant, eingesparte Stunden, Kosten für Einführung und laufenden Betrieb. Danach entscheiden Sie.

Pilot mit klarer Grenze

Eine Belegart oder die fünf Lieferanten mit dem größten Volumen, angebunden an Ihren bestehenden Freigabeweg.

Schrittweise erweitern

Weitere Belegarten kommen hinzu, wenn der Pilot ruhig läuft und das Team ihm vertraut.

Der wichtigste Teil eines Ablieferbelegs steht oft handschriftlich am Rand. „2 Paletten beschädigt“, „Annahme unter Vorbehalt“, eine Unterschrift ohne lesbaren Namen. Solche Vermerke entscheiden über Reklamationen und Haftung, und gerade sie erkennt eine Software am unsichersten. Deshalb markiert das System jeden Beleg mit handschriftlichem Zusatz für einen menschlichen Blick, statt ihn stillschweigend als erledigt abzulegen.

Häufige Fragen

Bei hohem Volumen und wiederkehrendem Aufbau: Lieferscheine von Stammlieferanten, regelmäßige Rechnungen aus dem Ausland, Frachtbriefe. Rechnungen, die schon als ebInterface oder ZUGFeRD kommen, brauchen keine Texterkennung, nur eine saubere Übernahme.

Das messen wir an Ihrer Stichprobe, getrennt nach Belegart und Lieferant. Sie hängt stark von Scanqualität und Vielfalt der Vorlagen ab, deshalb nennen wir vorher keine Zahl.

Bei Rechnungen aus anderen EU-Ländern ist das häufig korrekt, weil die Steuer als innergemeinschaftlicher Erwerb oder im Reverse-Charge-Verfahren bei Ihnen anfällt. Die Regeln dafür richten wir gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung ein, bevor die erste Auslandsrechnung automatisch verarbeitet wird.

In einem Dienst mit Rechenzentren in der EU, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und vertraglichem Ausschluss des Modelltrainings mit Ihren Daten. Den Eintrag für Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten liefern wir vorformuliert mit.

Den Machbarkeitsbericht verrechnen wir mit 110 € pro Stunde zzgl. USt nach vorheriger Schätzung, für die Einführung erhalten Sie danach ein eigenes Angebot. Die Nutzungsgebühren des Erkennungsdienstes richten sich nach dem Volumen und sind in der Kalkulation offen ausgewiesen.

Weitere Leistungen in diesem Bereich

Zum gesamten Bereich

Leistung Stammdatenmanagement Ein Datensatz pro Kunde, Lieferant und Artikel und Regeln, die das dauerhaft so halten Leistung Data Warehouse Zahlen aus Buchhaltung, Shop und Marktplätzen an einem Ort, gehostet in der EU

Schluss mit dem Abtippen

Nennen Sie uns die Belegarten und die ungefähre Menge pro Monat. Wir rechnen aus, ob sich die Automatisierung lohnt, und sagen es Ihnen auch, wenn nicht.

E-Mail
office@apply.at

Erreichbarkeit
Montag bis Freitag, 8:00 bis 17:00 Uhr, Antwort innerhalb eines Werktags

Besprechungen
Als Videotermin über Microsoft Teams oder Google Meet

Ich bin einverstanden, dass Apply meine Angaben zur Bearbeitung dieser Anfrage verwendet, wie in der Datenschutzerklärung beschrieben