Leistung · IT-Sicherheit

Sichere KI-Nutzung

In den meisten Betrieben wird KI längst genutzt, ob die Geschäftsführung davon weiß oder nicht. Die Assistentin lässt E-Mails an Kunden von einem Chatbot umformulieren, der Vertrieb fasst lange Anfragen großer Industriekunden zusammen, die Buchhaltung lädt eine Excel-Datei hoch, um eine Formel erklären zu lassen, und irgendwer hat eine Browser-Erweiterung installiert, die alle Webseiten mitliest. Viele dieser Dienste laufen mit privaten Konten und kostenlosen Tarifen, bei denen eingegebene Inhalte unter Umständen zum Training verwendet werden dürfen. Verbieten hilft wenig: Wer ein Werkzeug als nützlich erlebt hat, nutzt es dann eben heimlich auf dem Handy. Sinnvoller ist es, einen sicheren Weg anzubieten. Das bedeutet ein freigegebenes Werkzeug mit Unternehmenslizenz, klare Regeln, welche Daten hinein dürfen, technische Leitplanken und eine kurze Schulung. Die EU-KI-Verordnung, der AI Act, verlangt von Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, zudem ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten. Auch dafür schaffen wir die Grundlage.

Anfrage senden Was die Leistung umfasst

Unternehmenslizenz

ohne Training mit Ihren Daten

Eine Seite

KI-Richtlinie, die jeder versteht

Schatten-KI

sichtbar machen statt ignorieren

AI Act

KI-Kompetenz der Beschäftigten dokumentiert

Leistungsumfang

Ziel ist nicht, KI zu bremsen, sondern sie so einzusetzen, dass keine Kunden- oder Geschäftsdaten dort landen, wo sie nicht hingehören.

Umfang mit unserem Technikteam abstimmen

Bestandsaufnahme

Welche KI-Dienste werden tatsächlich genutzt? Auswertung von Anmeldungen, Browser-Erweiterungen und Datenverkehr sowie eine kurze anonyme Umfrage im Team zeigen, was im Alltag passiert.

Auswahl eines Werkzeugs

Microsoft 365 Copilot, Copilot Chat mit Unternehmenskonto, ChatGPT in einem Unternehmenstarif, Gemini in Google Workspace oder andere. Wir vergleichen Datenschutzbedingungen, Speicherort, Vertragsgrundlagen und Kosten und empfehlen, was zu Ihrem Bestand passt.

Berechtigungen vor Copilot

Ein KI-Assistent in Microsoft 365 findet alles, was ein Benutzer lesen darf, auch den vergessenen Ordner mit Gehaltslisten. Vor der Einführung prüfen und bereinigen wir daher Freigaben in SharePoint und OneDrive.

KI-Richtlinie

Eine kurze Regelung: welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten nie hinein dürfen, etwa Gesundheitsdaten oder Mandantenakten, wie Ergebnisse geprüft werden und wer bei Fragen hilft.

Technische Leitplanken

Sperre nicht freigegebener KI-Dienste oder Hinweise beim Aufruf, DLP-Regeln gegen das Hochladen vertraulicher Inhalte, Kontrolle über Browser-Erweiterungen und App-Einwilligungen.

Schulung und Nachweis

Kurze Videoschulung zu sinnvoller Nutzung, typischen Fehlern und Datenschutz, mit Teilnahmeliste als Beleg für Ihre Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act.

So gehen wir vor

In wenigen Wochen von „alle machen irgendwas“ zu einer geregelten Nutzung, die das Team gern annimmt.

Bestand

Erhebung der genutzten KI-Dienste und der Anwendungsfälle, die dem Team wirklich helfen.

Entscheidung

Auswahl eines oder zweier freigegebener Werkzeuge, Prüfung von Vertrag und Datenschutz mit Ihrer Rechtsberatung, Bereinigung der Berechtigungen.

Einführung

Lizenzierung, Einrichtung, Leitplanken und Richtlinie, dann Schulung aller Beschäftigten per Videotermin.

Nachjustieren

Nach einigen Wochen Auswertung der Nutzung, Anpassung der Regeln und Ergänzung neuer Anwendungsfälle.

Ein Verbot ohne Alternative macht KI-Nutzung nur unsichtbar. Beschäftigte, die einen Chatbot als hilfreich erlebt haben, verzichten nicht darauf, sondern weichen auf private Geräte aus. Ein freigegebenes Werkzeug mit klaren Regeln holt die Nutzung dorthin zurück, wo Sie sie kontrollieren können.

Häufige Fragen

Wer KI-Systeme einsetzt, muss nach Art. 4 dafür sorgen, dass die Beschäftigten über ausreichende KI-Kompetenz verfügen, angepasst an ihre Aufgaben. Für die übliche Nutzung von Assistenten entstehen darüber hinaus meist keine besonderen Pflichten. Das ändert sich, wenn KI etwa bei Personalentscheidungen eingesetzt wird. Orientierung bietet die KI-Servicestelle der RTR, die rechtliche Bewertung Ihre Rechtsberatung.

Nach den aktuellen Unternehmensbedingungen dieser Anbieter nicht. Das gilt aber nur für Unternehmenstarife mit Anmeldung über das Firmenkonto, nicht für private oder kostenlose Konten. Wir prüfen die Bedingungen des gewählten Werkzeugs vor der Freigabe.

Das ist eine Frage für Ihre Rechtsberatung und hängt von Werkzeug, Vertrag und Zweck ab. Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO, und für Berufsgeheimnisträger gelten zusätzliche Pflichten. Unsere Empfehlung für den Anfang: solche Daten in der Richtlinie ausdrücklich ausschließen und technisch absichern.

Über Anmeldeprotokolle in Entra ID oder Google, Berichte über Cloud-Apps in Defender und den Webfilter der Firewall. Das zeigt keine Inhalte, aber welche Dienste wie oft aufgerufen werden. Wir werten das datenschutzkonform aus.

Weitere Leistungen in diesem Bereich

Zum gesamten Bereich

Leistung DSGVO und Datenschutz Datenlandkarte, Berechtigungen, Protokolle und ein Plan für die ersten 72 Stunden Leistung Sicherheitsrichtlinien und Dokumentation Leitlinie, Risikoanalyse und Abläufe, die im Alltag gelebt werden Leistung Einführung von Sicherheitslösungen Auswählen, im Pilot testen und per Fernwartung ausrollen Leistung Infrastruktursicherheit Außengrenze, Netzsegmente und sicherer Fernzugriff

KI nutzen, ohne Ihre Daten zu verschenken

Erzählen Sie uns, wie in Ihrem Betrieb heute KI genutzt wird. Wir schlagen einen Weg vor, der zu Ihren Daten und Ihrem Team passt.

E-Mail
office@apply.at

Erreichbarkeit
Montag bis Freitag, 8:00 bis 17:00 Uhr, Antwort innerhalb eines Werktags

Besprechungen
Als Videotermin über Microsoft Teams oder Google Meet

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