Stammdaten sind kein Selbstzweck. Wir beginnen dort, wo schlechte Daten Geld, Zeit oder Ärger mit dem Finanzamt kosten, und arbeiten uns erst danach zu den Schönheitsfehlern vor.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, die über VIES oder die Abfrage in FinanzOnline bestätigt sind. Wer steuerfrei innergemeinschaftlich liefert, braucht gültige Nummern, sonst passt am Ende die Zusammenfassende Meldung nicht.
Eine geprüfte Bankverbindung pro Lieferant, Änderungen nur im Vier-Augen-Prinzip und mit Rückbestätigung über einen zweiten, bekannten Kanal, dazu ein Protokoll jeder Änderung. So wird aus einer gefälschten „neuen Kontoverbindung“ keine Überweisung an Betrüger.
GTIN, Verpackungseinheiten, Gewicht und Maße, damit Kaufland.at, Amazon und der eigene Shop dieselben Daten zeigen und die Versandkosten bei Post, DPD oder GLS korrekt berechnet werden.
Postleitzahl, Ort und Straße in einheitlicher Schreibweise, Liefer- und Rechnungsadressen sauber getrennt, Zustellhinweise nicht mehr im Namensfeld. Das bedeutet weniger Rücksendungen und brauchbare Auswertungen nach Bundesland.
Für Waren, die über die EU-Grenze gehen oder in der Intrastat-Meldung landen: Zolltarifnummer, Ursprungsland und Eigenmasse als Pflichtfelder statt als Freitext im Bemerkungsfeld.
Jede aufgelöste Nummer bleibt in einer Zuordnungstabelle erhalten, damit alte Belege, Schnittstellen und Berichte auch nach der Bereinigung weiter funktionieren.
Gastkonten und inaktive Privatkundschaft aus dem Webshop, aufgelistet zur Entscheidung durch Sie und die für Datenschutz zuständige Person. Buchungsrelevante Daten bleiben dabei für die Aufbewahrungsfrist nach BAO erhalten.
Wir arbeiten auf Exporten oder über einen gesicherten Zugang zu Ihrem System. Vor jeder Änderung gibt es eine Sicherung und Ihre Freigabe.
Automatische Auswertung aller Stämme: leere Pflichtfelder, wahrscheinliche Dubletten, ungültige UID, Artikel ohne GTIN oder Gewicht. Ergebnis ist eine Seite mit Zahlen statt eines Bauchgefühls.
Gemeinsam legen wir fest, was ein gültiger Kundendatensatz ist, wer anlegen darf und welche Felder Pflicht sind. Dafür reichen meist zwei kurze Videotermine.
Vorschläge landen in einer Prüfliste, die die zuständige Person abhakt. Erst danach spielen wir sie ein, jeweils nach einer frischen Sicherung.
Pflichtfelder, Dublettenprüfung beim Anlegen, eingeschränkte Rechte und ein monatlicher Qualitätsbericht, der Ausreißer zeigt, bevor sie sich häufen.
Eine Bereinigung ohne zuständige Person hält ungefähr so lange wie ein aufgeräumter Schreibtisch. Kaum ist die große Aktion vorbei, legen Vertrieb, Webshop und Buchhaltung wieder Kunden an, jeder nach eigener Gewohnheit. Deshalb benennen wir für jeden Stamm jemanden in Ihrem Team, der neue Einträge stichprobenartig prüft und den Monatsbericht erhält. Ohne diese Rolle raten wir von einer aufwendigen Bereinigung ehrlich ab.
Typisch sind BMD und RZL in der Buchhaltung, Business Central, Mesonic WinLine, SAP Business One oder Odoo als Warenwirtschaft sowie Shopware, WooCommerce oder Shopify im Webshop. Entscheidend ist, dass sich Daten exportieren und wieder importieren lassen, und das geht bei allen gängigen Systemen.
Das Datenprofil liegt nach wenigen Tagen vor. Die eigentliche Bereinigung verteilen wir auf einige Wochen, damit sie weder Fakturierung noch Monatsabschluss stört. Den konkreten Zeitplan erhalten Sie gemeinsam mit dem Profil.
Nicht pauschal. Buchungsrelevante Daten unterliegen der Aufbewahrungspflicht, Marketingdaten ohne Rechtsgrundlage sollten dagegen verschwinden. Wir liefern eine begründete Vorschlagsliste, entscheiden müssen Sie gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung und der für Datenschutz zuständigen Person.
Nur wenn Sie das möchten, dann immer nach einer Sicherung und in freigegebenen Paketen. Alternativ bereiten wir Importdateien vor, die Ihr Team selbst einspielt.
Nach dem Datenprofil erhalten Sie ein Angebot mit geschätztem Stundenrahmen zu 110 € pro Stunde zzgl. USt.
Erzählen Sie uns, welche Auswertungen nicht stimmen oder wo doppelte Einträge stören. Wir beginnen mit einem Datenprofil, das die Größe des Problems in Zahlen zeigt.
Ihre Anfrage ist eingegangen
Sie hören spätestens am nächsten Werktag von uns. Haben Sie einen Ausfall gemeldet, der Ihr Team gerade blockiert, kümmern wir uns zuerst darum.
Diese Stadt ist nicht in der Liste. Prüfen Sie die Schreibweise oder wählen Sie die nächstgelegene Landeshauptstadt: Da wir alles per Fernwartung erledigen, ist die Betreuung in jedem Bundesland gleich.
