Leistung · Online-Marketing

Vertriebstrichter und CRM

Ein Hersteller von Wintergärten aus der Steiermark bekommt Anfragen über das Formular auf der Website, per Mail, über Händler, am Stand auf der Häuslbauermesse und am Telefon, wo jemand die Nummer auf einen Block schreibt. Jedes Projekt braucht ein Aufmaß durch die eigenen Monteure, eine Planung, oft eine Rückfrage zur Baubewilligung und eine Finanzierung. Vom ersten Gespräch bis zum Vertrag vergehen Wochen, manchmal Monate. Wenn niemand weiß, wo jedes Angebot gerade steht, kühlen Interessenten einfach ab und unterschreiben beim Mitbewerber, der sich zuletzt gemeldet hat. Wir bauen diesen Weg in einem CRM nach, damit jede Anfrage eine verantwortliche Person und einen nächsten Termin hat, Angebote nicht in Postfächern verschwinden und die Geschäftsführung am Montag sieht, wie viele Projekte in welcher Phase hängen.

Anfrage senden Was die Leistung umfasst

Remote

Workshops und Einschulung per Videocall

5 bis 7 Phasen

mit überprüfbaren Übergängen

Keine Anfrage

ohne Zuständigkeit und Frist

Einwilligungen

mit Zeitpunkt und Text gespeichert

Leistungsumfang

Software allein verkauft nichts. Es geht darum, dass jede Anfrage beantwortet wird und ein unterschriebenes Angebot ohne Abtippen zum Auftrag wird. Alles Weitere ordnen wir diesem Zweck unter.

Umfang mit unserem Technikteam abstimmen

Ablauf sichtbar machen

Wir zeichnen mit Vertrieb und Innendienst den echten Weg vom Erstkontakt bis zur Anzahlung auf: wer übernimmt, wie viele Tage vergehen, wo Anfragen heute versanden.

Alle Kanäle an einem Ort

Website-Formulare, das Vertriebspostfach, WhatsApp Business über die offizielle Schnittstelle und Messekontakte per Scanner-App erzeugen automatisch einen Eintrag im CRM, mit Herkunft und ohne Kopieren.

Angebote aus dem CRM

Vorlagen mit Logo und Konditionen, Versand direkt aus der Verkaufschance, elektronische Unterschrift, bei Bedarf qualifiziert über ID Austria, und ein Hinweis, sobald die Kundschaft das Angebot öffnet.

Übergabe an Buchhaltung und ERP

Wird ein Auftrag gewonnen, wandern Kunde und Auftrag nach BMD, Business Central oder Odoo, ohne neu erfasst zu werden, mit geprüfter Adresse und UID bei Firmenkunden.

Keine Chance ohne Folgetermin

Das System lässt eine offene Verkaufschance nicht ohne Aufgabe mit Datum stehen. Wird ein Termin überschritten, geht eine Erinnerung an die zuständige Person und ihre Führungskraft.

Einwilligungen nach TKG und DSGVO

Getrennte Einwilligungen für Newsletter und WhatsApp-Werbung, gespeichert mit Datum und Wortlaut, Abgleich mit der ECG-Liste der RTR und Abmeldungen, die in allen Kanälen gleichzeitig greifen.

Kennzahlen für die Wochenbesprechung

Wie viele Angebote stecken in welcher Phase fest, wie schnell wird auf neue Anfragen reagiert, welche Quelle bringt Aufträge und was ist für das Quartal zu erwarten.

So gehen wir vor

Erst wenn der Ablauf mit echten Fällen funktioniert, übernehmen wir Altdaten. Das spart das Aufräumen eines CRM, das falsch aufgesetzt wurde.

Workshop

Zwei Stunden per Videocall mit Vertrieb, Innendienst und Montageplanung. Ergebnis ist eine Skizze der Phasen und eine Liste, was automatisiert wird.

Pilotphase

Wir konfigurieren das CRM, das Team führt zwei Wochen lang einige echte Anfragen vollständig darin, und wir korrigieren, was im Alltag hakt.

Datenübernahme

Bereinigte Kontakte aus Excel, Outlook oder dem Altsystem, jeder mit dem richtigen Einwilligungsstatus.

Einschulung und Nachschau

Kurze Einschulungen in kleinen Gruppen, Echtbetrieb und nach vier Wochen ein Blick auf die ersten Kennzahlen.

Angebote werden selten abgelehnt, sie werden vergessen. In vielen Betrieben sagt kaum jemand ausdrücklich Nein; die Interessenten melden sich einfach nicht mehr. Die wirksamste Regel im CRM ist deshalb banal: Zu jeder offenen Verkaufschance gehört ein nächster Schritt mit Datum. Wer daran konsequent erinnert wird, fasst nach, bevor der Mitbewerb es tut.

Häufige Fragen

Eine Visitenkarte ist keine Einwilligung in Werbemails. Das TKG 2021 verlangt dafür grundsätzlich eine vorherige Zustimmung, mit engen Ausnahmen für bestehende Kundschaft. Auf die konkrete Anfrage am Stand dürfen Sie natürlich antworten. Im CRM markieren wir solche Kontakte so, dass sie bis zur Einwilligung aus Massenaussendungen herausfallen.

Das, was zu Ihrem Ablauf passt: HubSpot, Pipedrive, Zoho, Odoo CRM, Microsoft Dynamics 365 Sales oder das System, das Sie schon haben, wenn es genügt. Die Empfehlung richtet sich nach Ihrem Ablauf, nicht nach Provisionen.

Für zwei Personen und zehn offene Angebote vielleicht. Sobald mehrere Leute an denselben Anfragen arbeiten, fehlen Erinnerungen, Verlauf, Zuständigkeit und der Nachweis von Einwilligungen. Genau diese Lücken füllt ein CRM, und meist ist der Umstieg kleiner als befürchtet.

Wir empfehlen Anbieter mit Datenhaltung in der EU. Der Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Hersteller wird auf Ihr Unternehmen abgeschlossen. Welche Daten wofür gespeichert werden, halten wir für Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten fest.

Unsere Arbeit rechnen wir mit 110 € pro Stunde zzgl. USt ab, nach dem Workshop erhalten Sie ein Angebot. Lizenzen für CRM und WhatsApp-Schnittstelle laufen auf Ihr Unternehmen und werden direkt an den Anbieter bezahlt.

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Wie verkaufen Sie heute, wie viele Personen sind im Vertrieb und woher kommen die Anfragen? Wir entwerfen Phasen, die Ihrem echten Ablauf entsprechen.

E-Mail
office@apply.at

Erreichbarkeit
Montag bis Freitag, 8:00 bis 17:00 Uhr, Antwort innerhalb eines Werktags

Besprechungen
Als Videotermin über Microsoft Teams oder Google Meet

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