Leistung · Websites und Webanwendungen

Kundenportal

Wenn Ihr Team einen Teil des Tages damit verbringt, Rechnungskopien zu verschicken, Liefertermine zu bestätigen oder Ablieferbelege aus einem Ordner zu suchen, dann gibt es diese Informationen bereits. Ihre Kundschaft kommt nur nicht an sie heran. Ein Kundenportal öffnet den Zugang zu dem, was in Ihrem ERP oder Ihrer Branchensoftware ohnehin steht, mit eigenem Login und klaren Rechten. Nehmen wir eine Spedition in Wels mit 400 Geschäftskunden: Die Disposition beantwortet jeden Tag Dutzende Anfragen nach Sendungsstatus, unterschriebenen Frachtbriefen und offenen Rechnungen. Findet die Kundschaft das selbst, bleibt der Disposition Zeit für das, was sich nicht automatisieren lässt.

Anfrage senden Was die Leistung umfasst

Aus dem ERP

Daten live oder mehrmals täglich abgeglichen

Firmenkonten

mehrere Personen pro Kunde mit eigenen Rechten

Microsoft-Login

Anmeldung mit Entra ID der Kundschaft möglich

Protokoll

wer hat wann was heruntergeladen

Leistungsumfang

Ein Portal ist nur so gut wie die Daten dahinter. Deshalb beginnt jedes Projekt bei der Schnittstelle und nicht beim Layout.

Umfang mit unserem Technikteam abstimmen

Anbindung an Ihre Systeme

Lesender und bei Bedarf schreibender Zugriff auf ERP, Branchensoftware oder Ticketsystem, etwa Business Central, SAP Business One oder ein LVS/TMS. Wo keine Schnittstelle existiert, bauen wir einen sicheren Datenabgleich.

Dokumente und Belege

Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine, Zertifikate und Prüfberichte als PDF, durchsuchbar und nach Zeitraum gefiltert. Auf Wunsch zusätzlich als ebInterface-Datei für die Buchhaltung der Kundschaft.

Aufträge und Status

Offene Bestellungen, Sendungsstatus, Liefertermine und Servicetermine auf einen Blick, mit Benachrichtigung per E-Mail, wenn sich etwas ändert.

Anfragen und Tickets

Reklamationen, Nachbestellungen oder Terminwünsche über strukturierte Formulare, die als Ticket bei der zuständigen Stelle landen und im Portal den Bearbeitungsstand zeigen.

Benutzer und Rechte

Pro Kundenfirma eine Hauptperson, die Kolleginnen und Kollegen selbst einlädt und festlegt, wer Rechnungen sieht und wer nur Aufträge. Zwei-Faktor-Anmeldung ist Standard.

Datenschutz und Nachvollziehbarkeit

Rollenmodell nach dem Prinzip der minimalen Rechte, Zugriffsprotokoll, Verschlüsselung und ein Verarbeitungsverzeichnis-Eintrag, den Sie in Ihre DSGVO-Dokumentation übernehmen.

So gehen wir vor

Wir beginnen mit den Anfragen, die Ihr Team heute am häufigsten beantwortet. Sie bestimmen, was die erste Version des Portals können muss.

Anfragen zählen

Zwei Wochen lang notiert Ihr Team, welche Kundenanfragen per Mail und Telefon hereinkommen. Die drei häufigsten Themen bilden den Kern der ersten Version.

Schnittstelle klären

Wir prüfen per Fernzugriff gemeinsam mit Ihrer IT oder dem Softwarehersteller, welche Daten wie aus dem ERP kommen und wie aktuell sie sein müssen.

Portal mit Pilotkunden

Aufbau der ersten Version und Test mit fünf bis zehn ausgewählten Kunden, die offen Rückmeldung geben. Deren Fragen fließen direkt in die Überarbeitung.

Einführung für alle

Einladungen an alle Kundenfirmen, eine kurze Anleitung und Hinweise in Rechnungen und E-Mail-Signaturen, damit das Portal auch gefunden wird.

Ob ein Portal genutzt wird, entscheidet sich bei der ersten Anmeldung. Muss die Kundschaft einen Zugang per Mail beantragen, auf ein Passwort warten und sich ein weiteres merken, versucht es die Mehrheit gar nicht erst. Besser funktioniert eine Einladung mit direktem Link an die erste Person jeder Firma, die weitere Kolleginnen und Kollegen selbst hinzufügt. Arbeitet die Kundenfirma mit Microsoft 365, kann sie sich mit ihrem bestehenden Konto anmelden. Diesen ersten Zugang gestalten wir so sorgfältig wie den Rest des Portals.

Häufige Fragen

Nein. Das Portal liest die Daten aus Ihrem bestehenden System. Voraussetzung ist eine Schnittstelle oder zumindest ein regelmäßiger Export. Das klären wir im zweiten Schritt, bevor Aufwand entsteht.

Jede Firma sieht ausschließlich ihre eigenen Daten, die Trennung wird serverseitig geprüft und im Test gezielt angegriffen. Zugriffe werden protokolliert, die Verbindung ist verschlüsselt, das Hosting liegt in Österreich oder der EU.

Ja. Nachbestellungen aus der Auftragshistorie sind eine häufige Erweiterung. Geht es um Sortiment, Staffelpreise und Freigaben im großen Stil, ist eher eine B2B-Plattform das richtige Werkzeug.

Das Portal zeigt dann den zuletzt abgeglichenen Stand mit Zeitangabe und nimmt Anfragen weiter entgegen. Sobald die Verbindung wieder steht, wird nachsynchronisiert.

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Nennen Sie uns Ihr ERP oder Ihre Branchensoftware und die Fragen, die Ihre Kundschaft am häufigsten stellt. Wir melden uns innerhalb eines Werktags.

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