Ob Microsoft 365 oder Google Workspace besser passt, entscheidet der Arbeitsalltag Ihres Teams. Die folgenden Punkte gehören bei beiden dazu.
Bevor wir SPF, DKIM und DMARC eintragen, finden wir heraus, wer heute alles im Namen Ihrer Domain verschickt: Buchhaltung, Newsletter-Tool, Webformular, Buchungssoftware, Multifunktionsdrucker. Sonst landen genau diese Mails später im Spam.
Adressen wie office@, reservierung@ oder bestellung@, die mehrere Personen bearbeiten, mit gemeinsamem Verlauf und sichtbarer Zuordnung, wer welche Nachricht beantwortet hat.
Teamkalender, Frei-Gebucht-Anzeige bei Einladungen über Teams oder Google Meet und buchbare Ressourcen wie Seminarraum, Firmenwagen oder Leihgeräte.
Alle bisherigen Nachrichten samt Ordnern und Anhängen übersiedeln vom Webhoster, aus Gmail oder vom eigenen Mailserver. Der Empfang läuft dabei ohne Pause weiter.
Regeln, damit Nachrichten nicht verschwinden, wenn jemand den Papierkorb leert. Das hilft bei Reklamationen, Rechtsstreitigkeiten und bei E-Mails mit Belegcharakter, die aufbewahrt werden müssen.
Mail und Kalender auf Firmen- oder Privathandys, verwaltet mit Intune: Bildschirmsperre, Verschlüsselung und das Löschen nur der Firmendaten aus der Ferne, wenn ein Gerät verloren geht.
Konten in Entra ID oder im Google-Verzeichnis, verpflichtender zweiter Faktor und ein fester Ablauf für Eintritte und Austritte, der auch bei vielen kurzen Dienstverhältnissen funktioniert.
Bei zehn bis dreißig Personen ist der Wechsel meist nach ein bis zwei Wochen erledigt, und in dieser Zeit geht keine Nachricht verloren.
Wer hat heute welche Adresse, welche Aliasse und Domains gibt es, wie viel alte Post liegt wo, und welche Aufbewahrungsregeln gelten in Ihrer Branche.
Plattform, Konten, Gruppen, gemeinsame Postfächer, Aufbewahrungsregeln und Mehrfaktor stehen bereit, die DNS-Änderungen sind vorbereitet, aber noch nicht aktiv.
Alte Post wird im Hintergrund kopiert, der MX-Eintrag am späten Nachmittag umgestellt. Ein Nachlauf am nächsten Morgen holt ab, was noch beim alten Anbieter angekommen ist.
Outlook und Handys richten wir per Fernwartung ein, dazu eine halbstündige Einführung im Videocall und ein zweiseitiges Merkblatt.
Gefälschte Rechnungen beginnen bei einer Domain ohne DMARC. Ohne diesen Schutz kann jeder Mails verschicken, die scheinbar von Ihrer Buchhaltung oder Rezeption stammen, samt echt wirkender Rechnung und neuer IBAN. Wir schalten DMARC schrittweise scharf: zuerst nur beobachten, dann verdächtige Nachrichten in Quarantäne, schließlich ablehnen. So werden Fälschungen blockiert, ohne dass eine Ihrer legitimen Aussendungen, etwa der Newsletter oder die Buchungsbestätigung, auf der Strecke bleibt.
Wer ohnehin mit Excel, Teams, BMD, RZL oder Business Central arbeitet, fährt mit Microsoft 365 meist besser. Wer fast nur im Browser arbeitet und es möglichst schlicht will, ist mit Google Workspace gut bedient. Wir betreuen beide und klären, welche Optionen zur Datenspeicherung in der EU Ihr Tarif bietet.
Selbstverständlich. Die Domain bleibt bei Ihrem Registrar, wir ändern nur die nötigen DNS-Einträge. Liegt die Domain noch im Konto einer früheren Agentur, holen wir sie mit Ihnen gemeinsam zurück, damit sie auf Ihr Unternehmen läuft.
Microsoft bietet derzeit sogenannte Frontline-Lizenzen für Beschäftigte, die vor allem am Handy oder an geteilten Geräten arbeiten, etwa an der Rezeption oder im Service. Ob sie für Ihre Abläufe reichen, prüfen wir anhand dessen, was die Personen tatsächlich brauchen. Gemeinsame Postfächer wie office@ benötigen in der Regel keine eigene Lizenz, solange sie innerhalb der vom Hersteller festgelegten Speichergrenze bleiben.
Am letzten Arbeitstag wird das Konto gesperrt und das Postfach in ein gemeinsames umgewandelt, das die Nachfolge weiterführt. Damit das datenschutzrechtlich sauber ist, sollte die Regel vorher in einer Richtlinie zur E-Mail-Nutzung stehen.
Ja. Neue Konten, Austritte, Zustellprobleme, Sicherheitsprüfungen und Lizenzänderungen übernehmen wir zu 110 € pro Stunde zzgl. USt oder im Rahmen eines Pakets Start, Business oder Premium, Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr.
Wie viele Personen brauchen ein Postfach, und wo liegt Ihre E-Mail heute? Mit diesen Angaben erhalten Sie einen Vorschlag zu Plattform, Ablauf und Lizenzkosten.
Ihre Anfrage ist eingegangen
Sie hören spätestens am nächsten Werktag von uns. Haben Sie einen Ausfall gemeldet, der Ihr Team gerade blockiert, kümmern wir uns zuerst darum.
Diese Stadt ist nicht in der Liste. Prüfen Sie die Schreibweise oder wählen Sie die nächstgelegene Landeshauptstadt: Da wir alles per Fernwartung erledigen, ist die Betreuung in jedem Bundesland gleich.
